Стоимость владения — это затраты, которые пользователь несет для получения определенного числа отпечатков.

Стоимость владения складывается из стоимости самого принтера (копировального аппарата, МФУ), стоимости расходных материалов и узлов, имеющих ограниченный ресурс, которые приходится менять в процессе эксплуатации.

Если:

A — цена принтера (копира) (грн.)
В — цена картриджа (грн.)
С — число отпечатков (стр.)
D — ресурс картриджа при 5% заполнении листа А4 тонером (стр.)
Е — цена узлов печати (ремкомплект)(грн..)
K — ресурс узлов печати (стр.)

То

упрощенная формула расчета стоимости владения черно-белым аппаратом выглядит так:

Первый отпечатанный лист стоит цену аппарата и стартового картриджа. По мере увеличения числа отпечатков они в среднем становятся все дешевле, пока не заканчивается стартовый картридж. Пользователь покупает новый, и стоимость владения скачком увеличивается на стоимость картриджа. Пока второй картридж не кончится, пользователь не тратит денег, затем покупает третий и т. д. По достижении обьема печати, равного ресурсу узлов, пользователь покупает ремкомплект (или отдельные узлы), что также увеличивает стоимость владения. Данная формула не учитывает затрат на обслуживание — оплату труда по закупке, транспортировке и замене картриджей и узлов. Однако очевидно, что чем РЕЖЕ будут проводиться эти работы, тем МЕНЬШЕ будет стоимость владения. Следовательно, иметь принтер или копировальный аппарат с картриджем и узлами, рассчитанными на БОЛЬШОЙ ресурс выгодно.

Если следовать рекомендациям производителей техники и использовать только качественные расходные материалы, в том числе и бумагу, можно сократить расходы на обслуживание оборудования в среднем на 30 — 40% и снизить стоимость печати на 15-20%.

К основным факторам, наиболее значительно влияющим на снижение эффективности работы офисных устройств, относятся следующие:

• неиспользование и/или неполное использование существующих функциональных возможностей офисной техники;
• отсутствующие и/или неадекватные требованиям бизнеса регламенты использования офисной техники;
• неоптимальное размещение офисной техники в офисе;
• неоптимальные режимы ее обслуживания.

Разработайте и введите в действие регламенты обработки документации на офисных устройствах. Более половины печатных документов используются для внутренних целей и не так необходимы вам, как кажется.

Максимально используйте все функции автоматизации работы офисных устройств. Устройство должно работать, а не простаивать, и если на нем можно, к примеру, осуществлять двухстороннюю печать, так его надо максимально загружать именно этой задачей.

Внимательно проанализируйте места расположения техники в офисе. Как правило, ее установка осуществляется по случайному принципу — как удобнее главбуху, как решил начальник департамента и т. п. Вам необходимо максимально сократить расстояние между устройствами с большими функциональными возможностями (центрами производства) и рабочими местами наиболее загруженных сотрудников (центрами заказов).

Время от времени, но не реже одного раза в год в интересах сбережения ресурсов устройства и максимального его использования осуществляйте ротацию офисных аппаратов внутри офиса. Часто бывает, что высокопроизводительный принтер стоит в подразделении, которому он нужен только в конце дня, а в службе заказов трудится, как говорится, убитый копир.

Прогнозируйте процессы обслуживания парка офисной техники. Необходимые комплектующие и расходные материалы покупайте у одного поставщика. Тем самым вы минимизируете одну из самых критичных частей совокупной стоимости владения — затраты на ее обслуживание, так как в общей совокупной стоимости владения сервис и расходные материалы составляют не менее 50%.

Все указанные выше направления должны применяться адресно и индивидуально. В перспективе значительный дополнительный эффект могут дать разработка специальных программ оценки эффективности офисных устройств и их интегрирование в программы электронного документооборота. Таким образом, они будут ? жить вместе с офисом?, осуществляя регулярный мониторинг эффективности функционирования офисных устройств, формируя базу знаний об их работе и обрабатывая результаты баз данных, в которых будут систематизироваться все необходимые и достаточные сведения для проведения офисного консалтинга.